KI-Verbot am Arbeitsplatz: Darf dein Chef KI verbieten? | Kivocado

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Datenschutzexperten oder Rechtsanwalt.

Das Wichtigste in Kürze

→Arbeitgeber dürfen KI verbieten – das Weisungsrecht nach § 106 GewO umfasst auch die Nutzung von Software und KI-Tools.
→Grenzen durch billiges Ermessen – ein Verbot muss sachlich begründbar sein. "KI ist mir suspekt" reicht nicht aus.
→Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht – bei der Einführung und beim Verbot technischer Systeme kann der Betriebsrat mitentscheiden.
→Heimliche KI-Nutzung ist riskant – Schatten-KI kann zu Abmahnungen, Datenschutzverstößen und Haftungsrisiken führen.
→EU AI Act verschärft Pflichten – seit Februar 2025 gelten Verbote und Schulungspflichten. Ab August 2026 kommen Hochrisiko-Regeln dazu.

Ja, dein Arbeitgeber darf KI verbieten

Die rechtliche Grundlage ist § 106 der Gewerbeordnung (GewO). Das Weisungsrecht gibt dem Arbeitgeber die Befugnis, Inhalt, Ort und Ordnung der Arbeitsleistung zu bestimmen. Dazu gehört auch die Festlegung, welche Software und welche Tools bei der Arbeit genutzt werden dürfen.

Der Arbeitgeber bestimmt die Arbeitsmittel. Genauso wie er vorschreiben kann, welches E-Mail-Programm oder welche Projektmanagement-Software genutzt wird, kann er die Nutzung von ChatGPT, Claude oder anderen KI-Tools untersagen. Einen Anspruch auf bestimmte Werkzeuge haben Arbeitnehmer nicht.

Beispiel: Marketingabteilung

Eine Marketingmanagerin nutzt ChatGPT, um Entwürfe für Social-Media-Posts zu erstellen. Ihr Arbeitgeber untersagt die Nutzung, weil die Texte nicht den Markenrichtlinien entsprechen und das Unternehmen keine Kontrolle über die eingegebenen Daten hat. Das Verbot ist durch das Weisungsrecht gedeckt, weil der Arbeitgeber die Qualitätssicherung und den Datenschutz als sachliche Gründe anführt. In der Praxis betreffen solche Verbote oft nur die kostenlosen Versionen – Enterprise-Lösungen mit Datenschutzvertrag werden häufig freigegeben.

Wo die Grenzen liegen

Das Weisungsrecht ist nicht unbegrenzt. § 106 GewO verlangt, dass Weisungen nach "billigem Ermessen" erfolgen. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss die Interessen beider Seiten abwägen und darf keine willkürlichen Anordnungen treffen. Ein KI-Verbot braucht einen sachlichen Grund.

Legitime Gründe	Problematische Gründe
Datenschutz: Kundendaten dürfen nicht in externe Tools fließen	"KI ist mir persönlich suspekt"
Betriebsgeheimnisse: vertrauliche Informationen schützen	"Das haben wir schon immer so gemacht"
Qualitätssicherung: KI-Texte entsprechen nicht den Standards	Pauschales Verbot ohne Begründung
Compliance: keine geprüften Tools im Unternehmen verfügbar	Verbot nur für einzelne Mitarbeiter ohne sachlichen Grund

Teilverbote sind ebenfalls zulässig. Ein Arbeitgeber kann bestimmte KI-Tools erlauben und andere untersagen. Beispiel: Die interne KI-Lösung mit Unternehmensvertrag ist erlaubt, die kostenlose ChatGPT-Version ohne Auftragsverarbeitungsvertrag nicht. Solche differenzierten Regelungen sind sogar empfehlenswert, weil sie den Mitarbeitern eine Alternative bieten. Einen Überblick darüber, was rechtlich mit KI-Inhalten gilt, liefert unser Urheberrecht-Guide.

Die Rolle des Betriebsrats

Wenn ein Betriebsrat existiert, hat er bei KI-Verboten ein Mitspracherecht. § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) regelt die Mitbestimmung bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen können.

KI-Tools fallen unter diese Regelung, weil sie Nutzungsdaten erfassen, Eingaben protokollieren und damit theoretisch zur Verhaltens- und Leistungsüberwachung geeignet sind. Das gilt für die Einführung genauso wie für das Verbot: Wenn der Arbeitgeber KI-Tools untersagt und gleichzeitig die Einhaltung des Verbots technisch überwacht, greift die Mitbestimmung.

Eine Betriebsvereinbarung ist der sauberste Weg. Sie regelt, welche KI-Tools erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen, welche Schulungen stattfinden und wie die Nutzung dokumentiert wird. Unternehmen mit Betriebsrat sollten diesen Weg wählen, weil eine einseitige Anordnung ohne Beteiligung des Betriebsrats anfechtbar sein kann.

Schatten-KI: Warum heimliche Nutzung riskant ist

Schatten-KI beschreibt die Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeiter ohne Wissen oder Genehmigung des Arbeitgebers. Das Phänomen ist weit verbreitet: Viele Beschäftigte nutzen ChatGPT oder ähnliche Tools, weil sie die Arbeit erleichtern, ohne zu wissen, dass der Arbeitgeber dies nicht erlaubt hat.

Die Risiken sind konkret. Wer ein KI-Verbot wissentlich ignoriert, verstößt gegen das Weisungsrecht. Je nach Schwere kann das eine Abmahnung oder im Wiederholungsfall eine Kündigung nach sich ziehen. Das gilt besonders, wenn durch die unerlaubte Nutzung ein Schaden entsteht.

Beispiel: Vertrauliche Daten in ChatGPT

Ein Mitarbeiter kopiert vertrauliche Kundendaten in die kostenlose ChatGPT-Version, um eine Zusammenfassung zu erstellen. Die Daten landen bei OpenAI, ohne dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Für das Unternehmen entsteht ein Datenschutzverstoß, der meldepflichtig sein kann. Der Mitarbeiter riskiert eine Abmahnung. Im Schadensfall kann der Arbeitgeber Regressansprüche prüfen. Mehr zum Thema Datenschutz bei ChatGPT im Artikel ChatGPT & Datenschutz 2026.

EU AI Act: Was Arbeitgeber seit 2025 beachten müssen

Die europäische KI-Verordnung der EU bringt zusätzliche Pflichten für Arbeitgeber. Seit dem 2. Februar 2025 gelten zwei Regelungen, die den Arbeitsplatz direkt betreffen:

→Emotionserkennung verboten (Art. 5 KI-VO): KI-Systeme, die Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz erkennen sollen, sind untersagt. Ausnahmen bestehen nur für medizinische oder sicherheitsrelevante Zwecke.
→AI-Literacy-Pflicht (Art. 4 KI-VO): Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen sicherstellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Die Tiefe der Schulung hängt von der Rolle und dem Risiko des KI-Systems ab.

In der Praxis entsteht ein Spannungsfeld: Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen ihr Personal schulen – technisches Know-how, Datenschutz und anwendungsspezifische Fähigkeiten. Wer KI komplett verbietet und selbst keine KI-Systeme betreibt, fällt nicht direkt unter die Pflicht. Allerdings empfiehlt sich auch dann eine Grundschulung, damit Mitarbeiter KI-generierte Inhalte von Geschäftspartnern einordnen und Schatten-KI vermeiden können.

Ab August 2026 greifen zusätzlich die Hochrisiko-Regelungen. KI im Personalmanagement, etwa für Bewerberauswahl oder Leistungsbeurteilung, wird dann besonders streng reguliert. Arbeitgeber, die solche Systeme einsetzen, müssen Dokumentation, menschliche Aufsicht und Qualitätsmanagement nachweisen. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 35 Millionen Euro oder sieben Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Einen umfassenden Überblick bietet unser KI & DSGVO Guide.

Was du als Arbeitnehmer tun kannst

1.Nach interner Richtlinie fragen: Erkundige dich bei deiner Führungskraft oder der IT-Abteilung, ob es eine KI-Richtlinie oder KI-Guideline gibt. Viele Unternehmen haben bereits Regeln, die nur nicht aktiv kommuniziert werden.
2.Erlaubte Tools klären: Frage konkret, welche KI-Tools zugelassen sind. Manche Unternehmen erlauben bestimmte Business-Versionen, verbieten aber kostenlose Varianten.
3.Schulungen einfordern: Seit Februar 2025 gilt die AI-Literacy-Pflicht für Betreiber von KI-Systemen. Wenn dein Unternehmen KI einsetzt, bist du berechtigt, eine angemessene Schulung einzufordern. Was die Schulungspflicht konkret bedeutet, erklärt unser Artikel zur KI-Schulungspflicht.
4.Nutzung schriftlich bestätigen lassen: Wenn KI-Tools erlaubt sind, lass dir schriftlich bestätigen, welche Tools für welche Aufgaben freigegeben sind. Das schützt dich bei späteren Streitigkeiten.

Fazit

Arbeitgeber dürfen KI am Arbeitsplatz verbieten. Das Weisungsrecht nach § 106 GewO gibt ihnen diese Befugnis, solange das Verbot sachlich begründet und verhältnismäßig ist. Nachhaltiger als ein pauschales Verbot ist jedoch eine klare Regelung: Betriebsvereinbarung, genehmigte Tools, Schulungen und transparente Richtlinien.

Ab August 2026 wird die KI-Regulierung am Arbeitsplatz nochmal komplexer, weil dann die Hochrisiko-Regelungen des EU AI Act greifen. Unternehmen, die jetzt eine durchdachte KI-Richtlinie aufsetzen, sparen sich später den Nachholbedarf.

Häufige Fragen

Darf ich privat KI während der Arbeit nutzen?

Grundsätzlich ja, sofern der Arbeitgeber die private Internetnutzung generell gestattet hat. Verbietet er die private Internetnutzung grundsätzlich, ist auch die private KI-Nutzung untersagt. Für die dienstliche Nutzung gilt das Weisungsrecht. Auch bei erlaubter privater Nutzung gilt: Unternehmensdaten, Kundendaten oder vertrauliche Informationen dürfen nicht in externe KI-Tools eingegeben werden – dafür gelten die Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten unabhängig vom Nutzungszweck.

Gilt ein KI-Verbot auch im Homeoffice?

Ja. Das Weisungsrecht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Wenn der Arbeitgeber die dienstliche Nutzung von KI-Tools untersagt, gilt das auch im Homeoffice. Die Durchsetzung ist schwieriger, aber arbeitsrechtlich macht der Arbeitsort keinen Unterschied.

Muss ein KI-Verbot schriftlich erfolgen?

Nein, eine mündliche Weisung reicht grundsätzlich aus. In der Praxis ist eine schriftliche Richtlinie aber empfehlenswert, weil der Arbeitgeber im Streitfall nachweisen muss, dass das Verbot kommuniziert wurde. Eine Betriebsvereinbarung oder interne Richtlinie schafft Klarheit für beide Seiten.

Kann ich wegen KI-Nutzung abgemahnt werden?

Ja. Wenn ein ausdrückliches KI-Verbot besteht und du dieses wissentlich missachtest, kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Bei wiederholtem Verstoß oder wenn durch die Nutzung ein Schaden entsteht (z. B. ein Datenschutzverstoß), kann das im Einzelfall auch eine Kündigung rechtfertigen.

Darf der Arbeitgeber überwachen, ob ich KI nutze?

Eingeschränkt. Der Arbeitgeber darf den Internetverkehr auf Firmengeräten grundsätzlich kontrollieren, wenn er die private Nutzung verboten hat. Bei erlaubter Privatnutzung gelten strengere Grenzen. Eine lückenlose Überwachung aller Aktivitäten ist in der Regel unverhältnismäßig. Wenn ein Betriebsrat existiert, hat er bei Überwachungsmaßnahmen ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Quellen

→§ 106 GewO (Gewerbeordnung) – Weisungsrecht des Arbeitgebers. Gesetzestext
→§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) – Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen. Gesetzestext
→Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung / EU AI Act) – insbesondere Art. 4 (AI Literacy) und Art. 5 (Verbote). EUR-Lex

Stand aller Angaben: Februar 2026.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Datenschutzexperten oder Rechtsanwalt. Die konkrete Umsetzung sollte im Einzelfall juristisch begleitet werden. Trotz sorgfältiger Recherche kann keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden.