KI-Schulungspflicht: Art. 4 AI Act umsetzen (Checkliste 2025)

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Datenschutzexperten oder Rechtsanwalt.

Das Wichtigste in Kürze

→Seit Februar 2025 gilt die KI-Schulungspflicht – Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber, ausreichende KI-Kompetenz sicherzustellen.
→Betroffen sind alle KI-Nutzer – nicht nur Entwickler, sondern auch Sachbearbeiter, Führungskräfte, Externe und Freelancer mit Systemzugang.
→Schulungsinhalte reichen von KI-Grundlagen bis Datenschutz – der Umfang richtet sich nach dem Einsatzbereich und dem Risikoniveau des KI-Systems.
→Dokumentation ist Pflicht – Schulungskonzept, Teilnehmerlisten und Aktualisierungsprozesse müssen nachweisbar vorliegen.

Was verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung konkret?

Artikel 4 der KI-Verordnung (EU AI Act im Detail, Verordnung (EU) 2024/1689) trägt den Titel „KI-Kompetenz" und ist seit dem 2. Februar 2025 in Kraft. Die Kernaussage: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen sicherstellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Juristisch ist das eine Sicherstellungspflicht; in der Praxis bedeutet sie die Durchführung und Dokumentation von Schulungen. Das gilt unabhängig davon, ob das KI-System intern entwickelt oder von einem externen Anbieter bezogen wird.

Die Verantwortung liegt bei beiden Seiten: Der Anbieter eines KI-Systems muss dafür sorgen, dass seine Mitarbeiter die Technologie verstehen. Der Betreiber, also das Unternehmen, das die KI einsetzt, muss wiederum sicherstellen, dass die eigenen Nutzer kompetent damit umgehen. Ein Unternehmen, das ChatGPT für den Kundensupport einsetzt, ist als Betreiber in der Pflicht, seine Support-Mitarbeiter entsprechend zu schulen.

Beispiel: Einkaufsabteilung nutzt KI für Angebotsvergleiche

Eine Einkaufsabteilung nutzt ein KI-Tool, um Lieferantenangebote zusammenzufassen und Preise zu vergleichen. Obwohl das kein Hochrisiko-Einsatz ist, fällt es unter die Schulungspflicht nach Artikel 4. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass die KI Zahlen falsch interpretieren kann, dass vertrauliche Konditionen nicht in ein externes Tool eingegeben werden dürfen und dass KI-Zusammenfassungen keine eigenständige Prüfung ersetzen. Ohne diese Schulung erhöht sich das Haftungsrisiko erheblich, wenn eine fehlerhafte KI-Auswertung zu einer Fehlentscheidung im Einkauf führt. Mehr dazu, wer für KI-Output haftet.

Der Umfang der Schulung ist nicht pauschal festgelegt. Artikel 4 verlangt, dass er sich nach dem „technischen Wissen, der Erfahrung, der Ausbildung und Schulung" der betreffenden Personen richtet sowie nach dem „Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden". Eine Sachbearbeiterin, die eine KI zur Rechnungsprüfung nutzt, braucht eine andere Schulung als ein Datenanalyst, der ein Modell zur Kreditbewertung überwacht. Für einen umfassenden Überblick über die Zusammenhänge zwischen KI-Verordnung und Datenschutz siehe KI & DSGVO: Der Überblick für Unternehmen.

Wen betrifft die Schulungspflicht?

Die Schulungspflicht erfasst alle Personen, die mit KI-Systemen arbeiten. Das geht über die eigene Belegschaft hinaus: Zeitarbeitnehmer, Freelancer und externe Dienstleister, die Zugang zu den KI-Systemen des Unternehmens haben, fallen ebenfalls darunter. Entscheidend ist der Systemzugang, nicht das Vertragsverhältnis.

Führungskräfte sind doppelt betroffen: Sie müssen einerseits selbst geschult werden, wenn sie KI-gestützte Entscheidungen treffen oder verantworten. Andererseits tragen sie die Organisationspflicht, die Schulung ihrer Teams sicherzustellen. Ein Abteilungsleiter, der eine KI-basierte Personalvorauswahl freigibt, ohne die Funktionsweise zu verstehen, setzt sich und das Unternehmen einem Haftungsrisiko aus.

Es gibt keinen pauschalen Ausschluss für gelegentliche Nutzung. Wer ein KI-System nur selten nutzt, braucht zwar keine Tiefenschulung, muss aber die Grundlagen kennen. Die Differenzierung läuft über das Risiko: Ein HR-Team, das KI zur Bewerbervorauswahl einsetzt (Hochrisiko nach Anhang III der KI-VO), braucht eine umfangreichere Schulung als ein Team, das KI für Textkorrekturen nutzt. Unternehmen, die KI stattdessen komplett untersagen, müssen die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen beachten – mehr dazu unter KI-Verbot am Arbeitsplatz.

✓Eigene Mitarbeiter mit Zugang zu KI-Systemen
✓Zeitarbeitnehmer und Freelancer mit Systemzugang
✓Führungskräfte mit Entscheidungsbefugnis über KI-gestützte Prozesse
✓Externe Dienstleister, die KI-Systeme des Unternehmens nutzen oder betreiben

Was muss eine KI-Schulung abdecken?

Die KI-Verordnung definiert keine starre Themenliste, aber aus Artikel 4 und den Erwägungsgründen lassen sich Mindestinhalte ableiten. Jede Schulung muss die Funktionsweise von KI erklären, damit Nutzer verstehen, warum ein KI-System bestimmte Ergebnisse liefert und wo seine Grenzen liegen.

Halluzinationen sind ein Kernthema: KI-Modelle erzeugen überzeugend formulierte Antworten, die sachlich falsch sein können. Wer das nicht weiß, vertraut Ergebnissen blind. Ein Mitarbeiter im Kundenservice, der eine halluzinierte Produktspezifikation an einen Kunden weitergibt, verursacht einen Schaden, der durch eine 20-Minuten-Schulung vermeidbar gewesen wäre. Was Halluzinationen sind und wie man sie erkennt, erklärt der Halluzinationen-Faktencheck.

Datenschutz gehört in jede KI-Schulung. Mitarbeiter müssen wissen, welche Daten sie in ein KI-System eingeben dürfen und welche nicht. Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen erfordern besondere Vorsicht. Wer sich dafür interessiert, wie das bei ChatGPT konkret aussieht, findet bei ChatGPT & Datenschutz 2026 eine ausführliche Analyse mit Einstellungsempfehlungen.

Schulungsmodule im Überblick

→Grundprinzipien von KI: Wie funktionieren LLMs? Was ist ein Prompt? Worin unterscheiden sich Modelle?
→Typische Fehler und Halluzinationen: Warum KI falsche Fakten überzeugend formuliert und wie man Ergebnisse prüft.
→Datenschutz und personenbezogene Daten: Welche Daten dürfen eingegeben werden? Was passiert mit Eingaben beim Anbieter?
→Urheberrecht und Geschäftsgeheimnisse: Wem gehören KI-Ergebnisse? Was darf nicht in ein KI-System eingegeben werden? Einen Überblick liefert unser Artikel zu KI und Urheberrecht.
→Verantwortung und menschliche Aufsicht: Warum KI-Ergebnisse immer geprüft werden müssen und wer bei Fehlern haftet.

Bei Hochrisiko-Anwendungen wie KI-gestützter Personalauswahl oder Kreditwürdigkeitsprüfung kommen zusätzliche Module hinzu: Bias-Erkennung, Diskriminierungsrisiken, nichtdiskriminierende Datenverarbeitung, Dokumentationspflichten und die Rolle der menschlichen Aufsicht. Mitarbeiter müssen verstehen, wann ein KI-Ergebnis nicht ohne menschliche Prüfung übernommen werden darf. Hier reicht eine allgemeine Schulung nicht aus.

Dokumentation und Nachweispflicht

Die Schulungspflicht ist nur dann erfüllt, wenn sie dokumentiert ist. Artikel 4 KI-VO verlangt, dass Unternehmen nachweisen können, dass ihre Mitarbeiter über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. „Wir haben das mündlich besprochen" reicht nicht. Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde zählt, was schriftlich vorliegt.

Vier Audit-Prüfpunkte

1.Schulungskonzept: Ein dokumentiertes Konzept, das beschreibt, wer welche Schulung erhält und warum. Differenzierung nach Rolle und Risiko.
2.Teilnehmerlisten: Nachweise, welche Personen wann an welcher Schulung teilgenommen haben. Unterschriebene Listen oder digitale Bestätigungen.
3.Inhalte dokumentiert: Schulungsunterlagen, Präsentationen und Übungsmaterialien aufbewahren. Die Aufsichtsbehörde muss prüfen können, ob die Inhalte angemessen waren.
4.Aktualisierungsprozess: Ein dokumentierter Prozess, der festlegt, wann und wie Schulungen aktualisiert werden. Neue KI-Systeme, Updates und veränderte Einsatzbereiche lösen eine Nachschulung aus.

Doppeltes Sanktionsrisiko

Verstöße gegen die Schulungspflicht können sowohl nach KI-Verordnung als auch nach DSGVO sanktioniert werden.
Wenn ungeschulte Mitarbeiter personenbezogene Daten in KI-Systeme eingeben, kann neben dem KI-VO-Verstoß zusätzlich ein DSGVO-Verstoß vorliegen.
Die nächste große Frist ist August 2026: Dann greifen die vollständigen Hochrisiko-Anforderungen, die noch umfangreichere Schulungsnachweise erfordern.

Fazit

Die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 ist keine Empfehlung, sondern geltendes Recht seit Februar 2025. Sie betrifft jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, unabhängig von Branche und Größe. Wer jetzt ein Schulungskonzept aufsetzt, rollenbasierte Inhalte definiert und die Dokumentation einrichtet, reduziert sowohl das Bußgeldrisiko als auch die Haftung bei KI-bedingten Fehlern.

Mit der nächsten Frist im August 2026, wenn die vollständigen Hochrisiko-Anforderungen greifen, steigen die Anforderungen an die Schulungsdokumentation weiter. Frühzeitige Umsetzung verschafft einen Vorsprung, den nachträgliche Schnellschulungen nicht ersetzen können.

Häufige Fragen

Gibt es eine Pflicht zur jährlichen Auffrischung?

Artikel 4 KI-VO schreibt keine feste Jahresvorgabe vor. Die Verordnung verlangt aber, dass die KI-Kompetenz kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten wird. In der Praxis bedeutet das: Bei neuen KI-Systemen, wesentlichen Updates oder veränderten Einsatzbereichen muss nachgeschult werden. Eine jährliche Auffrischung ist nicht vorgeschrieben, aber als Mindestrhythmus empfehlenswert.

Reicht eine Online-Schulung aus?

Ja, die KI-Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor. Online-Schulungen, Präsenzschulungen und Blended-Learning-Formate sind gleichwertig zulässig. Entscheidend ist, dass die Schulung die relevanten Inhalte abdeckt und dokumentiert wird. Eine reine PowerPoint-Präsentation ohne Lernkontrolle reicht im Zweifel nicht, weil die Nachweispflicht eine tatsächliche Kompetenzvermittlung verlangt.

Müssen Schulungen zertifiziert sein?

Nein. Die KI-Verordnung verlangt keine Zertifizierung durch eine bestimmte Stelle. Es gibt keine offizielle Akkreditierung für KI-Schulungen. Unternehmen können interne oder externe Schulungen frei gestalten. Wichtig ist die Dokumentation: Wer wurde wann mit welchen Inhalten geschult? EU-Verhaltenskodizes, die Standards für Schulungen definieren, sind in der Diskussion, aber noch nicht verabschiedet.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja. Artikel 4 KI-VO unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Der Umfang der Schulung richtet sich nach dem Einsatzbereich und dem Risiko, nicht nach der Mitarbeiterzahl. Ein Fünf-Personen-Startup, das KI im Kundenkontakt einsetzt, ist genauso betroffen wie ein Konzern.

Was passiert bei fehlender Schulung?

Fehlende KI-Kompetenz kann sowohl nach KI-Verordnung als auch nach DSGVO sanktioniert werden. Die KI-VO sieht Bußgelder vor, die DSGVO greift zusätzlich, wenn ungeschulte Mitarbeiter personenbezogene Daten in KI-Systeme eingeben. Außerdem erhöhen fehlende Schulungen das Haftungsrisiko bei KI-bedingten Schäden erheblich.

Quellen

→Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung / AI Act) – Europäisches Parlament und Rat, 13. Juni 2024. Artikel 4 „KI-Kompetenz". EUR-Lex Volltext
→Erwägungsgründe zur KI-Verordnung – insbesondere Erwägungsgrund 20 zur KI-Kompetenz und den Anforderungen an Anbieter und Betreiber. EUR-Lex Volltext
→DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere Art. 35 (Datenschutz-Folgenabschätzung) und Art. 32 (technische und organisatorische Maßnahmen). EUR-Lex Volltext

Stand aller Angaben: Februar 2026. Alle Artikelverweise beziehen sich auf die konsolidierte Fassung der KI-Verordnung.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Datenschutzexperten oder Rechtsanwalt. Die konkrete Umsetzung sollte im Einzelfall juristisch begleitet werden. Trotz sorgfältiger Recherche kann keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden.